Имея так много обязанностей и деталей, которые нужно учитывать, при проведении мероприятия можно легко растеряться. В нашем последнем блоге вы узнаете, как провести мероприятие, которое заставит ваших гостей почувствовать себя желанными гостями и весело провести время.
Мы углубимся в шаги, которые необходимо предпринять перед проведением мероприятия, а также дадим наши главные советы, как стать отличным организатором во время вашего мероприятия. Прочтите эти советы по хостингу и многое другое.
Что нужно для проведения мероприятия?
Корпоративные профессионалы, которым приходится планировать и проводить мероприятия, часто забывают, как провести успешное мероприятие. Хотя это правда, что проведение мероприятий может быть сложной задачей, тщательный процесс планирования, выполненный заблаговременно, является ключом к проведению действительно выдающихся деловых мероприятий.
В ваши обязанности как организатора мероприятия при подготовке к мероприятию входит определение целей и задач мероприятия, создание условий для гостей, которые поддерживают эти цели, поиск необходимых продавцов и поставщиков, а также своевременная рассылка приглашений.
- Определите цель мероприятия
- Создайте потрясающий гостевой опыт
- Блокировка продавцов и поставщиков
- Создавайте и рассылайте приглашения, за которые можно будет получить ответы
- Определите цель мероприятия
Это может показаться очевидным, но прежде чем проводить мероприятие, важно в первую очередь определить, почему вы его проводите! Предприятия и организации планируют корпоративные мероприятия по разным причинам: от мотивации сотрудников до празднования важных событий и налаживания связей с другими лидерами отрасли.
На самых ранних этапах планирования вашего мероприятия подумайте: чего вы надеетесь достичь с помощью этого мероприятия? Каков «призыв к действию» этого мероприятия; или, другими словами, что, по вашему мнению, гости вынесут с мероприятия? Как только вы определите свои цели и задачи по проведению корпоративного мероприятия, вы будете лучше подготовлены к принятию решений по планированию, которые поддерживают эти цели.
Создайте потрясающий гостевой опыт
Гости мероприятия хотят чувствовать, что их потребности были учтены в процессе планирования и что их удовольствие имеет первостепенное значение. Чтобы создать запоминающееся мероприятие, ориентированное на гостей, подумайте обо всех элементах, которые способствовали прошлым событиям, которые лично вам понравились. Планируя собственное мероприятие, помните об этих элементах и поставьте себя на место гостей. Какие удобства, предложения еды и напитков или программы вы бы больше всего хотели увидеть, если бы вы были участником?
Начните с рассмотрения самого широкого из этих элементов ( выбор места проведения, выбора пакетов с едой и напитками или поставщиков общественного питания, определения развлечений или программ ) и постепенно переходите к мельчайшим деталям, таким как системы онлайн-регистрации, бесплатные подарки для гостей и общие ход вашего мероприятия.
Бронирование продавцов и поставщиков
Когда вы начинаете планировать свое мероприятие, очень важно заранее связаться с поставщиками общественного питания, поставщиками или другими поставщиками. Эти специалисты пользуются большим спросом, и их календари быстро заполняются, поэтому разумно иметь первого, второго и третьего поставщиков элементов мероприятия, которые наиболее важны для вас. Рассмотрите потребности вашего мероприятия и определите, потребуются ли вам поставщики для таких вещей, как:
- Еда и напитки. Некоторые места проведения мероприятий, такие как Heritage Center , предлагают услуги кейтеринга и напитков, но если в вашем месте их нет, вы, вероятно, захотите отдать приоритет обеспечению кейтеринга перед другими поставщиками.
Декор и цветочный. Многие места проведения мероприятий предлагают базовые элементы декора, такие как столы, стулья и простые центральные предметы, но все, что сверх этого, необходимо арендовать. - AV и освещение. Большинство площадок предлагают презентационные экраны, динамики и портативные микрофоны как часть своего базового пакета. Если ваше мероприятие включает в себя презентации, приглашенных докладчиков, выступления или потребует специальных AV-технологий или освещения , вам, вероятно, потребуется найти поставщика этих элементов за пределами вашего места проведения.
- Развлечение, досуг. Хотите живую музыку или диджея? Интересуют тематические исполнители? Подумайте, какие развлечения вы хотели бы представить на своем мероприятии ( если таковые имеются), и найдите исполнителей и профессионалов в своем районе.
- Приглашенные докладчики / спикеры. Если вы проводите конференцию, семинар или подобное корпоративное мероприятие, вам, вероятно, придется дополнить свою программу приглашенными докладчиками, докладчиками или экспертами. Свяжитесь с лучшими кандидатами как можно раньше и обязательно подробно расскажите в своем первоначальном электронном письме или позвоните о преимуществах выступления на вашем мероприятии, включая любую компенсацию или дополнительные командировочные расходы.
Создавайте и рассылайте приглашения, за которые можно будет получить ответы
Приглашения на мероприятие следует разослать заблаговременно, чтобы у ваших гостей было достаточно времени, чтобы отметить дату в своем календаре, спланировать поездку и начать с нетерпением ждать мероприятия. Практические правила различаются, но, как правило, вам следует разослать приглашения не позднее, чем за 6 месяцев до мероприятия и не позднее, чем за 1 месяц до него. Выбирая приглашение, будь то физическое приглашение или виртуальное приглашение , выберите шаблон, соответствующий теме и формальности вашего мероприятия.
Формулировка вашего приглашения должна прояснять общий тон и цель вашего мероприятия, подчеркивая при этом самые интересные элементы. Вы забили легендарного спикера? Представляете фантастический благотворительный аукцион? Есть веселая тема? Укажите детали, которые с наибольшей вероятностью принесут вам ответ «Да» в верхней части приглашения, и обязательно подчеркните важность ответа на приглашение.
Советы о том, как стать хорошим хозяином на мероприятии
Успешное проведение мероприятий сводится не только к планированию, но и к обязанностям организатора во время самого мероприятия. Как хозяин, вы, по сути, являетесь «директором круиза» для своих гостей, действуя как знакомое лицо на каждом этапе мероприятия и с легкостью и очарованием сопровождая их по маршруту. Ниже вы найдете некоторые из наших любимых советов о том, как профессионально провести светское мероприятие.
- Поприветствуйте и представьтесь гостям
- Проведите гостей через сценарий мероприятия
- Будьте точкой контакта для продавцов и других помощников
- Помогите навести порядок после мероприятия
- Поприветствуйте и представьтесь гостям
Точно так же, как вы приветствуете гостей на вечеринке у себя дома, хорошим тоном будет официально поприветствовать гостей на вашем мероприятии и представиться представителем вашего бизнеса или организации. То, как вы этого достигнете, зависит от вас и общего тона вашего мероприятия: на более непринужденном мероприятии, ориентированном на общение, вы можете выступать в роли встречающего у дверей, чтобы лично поговорить с каждым гостем, а на более формальном мероприятии или мероприятие типа конференции может потребовать от вас выйти на сцену и открыть вечерние торжества.
Независимо от того, как вы решите поприветствовать гостей и представиться, это важный шаг, который сделает вас ответственным лицом, если у них возникнут какие-либо вопросы или опасения на протяжении всего мероприятия. Помните, что если на вашем мероприятии присутствуют спонсоры, вам также следует уделить приоритетное внимание их теплому приветствию.
Проведите гостей через мероприятие
В рамках ваших обязанностей в качестве ведущего вы должны будете сопровождать гостей во время мероприятия. Это может выглядеть как объявление о следующем мероприятии, роль ведущего во время более продолжительной презентации или просто возможность стать видимым и доступным для ответа на вопросы, управления потоком трафика и общей координации. Опять же, не существует руководства по тому, как начать уверенно проводить мероприятия — вам просто нужно вступить в дело обеими ногами и найти свой собственный стиль проведения мероприятий!
Будьте точкой контакта для продавцов и других помощников
Координация между поставщиками, волонтерами, персоналом мероприятия и другим персоналом во время мероприятия обычно возлагается на организатора или его команду, при условии, что в этом нет профессионального организатора мероприятия, который мог бы помочь в этом. Сообщите о себе руководителям каждой группы поставщиков (организаторы общественного питания, развлечения, декор и т. д.) и убедитесь, что они знают, как вас найти или связаться с вами, если у них возникнут какие-либо вопросы или проблемы во время мероприятия.
Если вы возглавляете собственную команду волонтеров, работающих на мероприятиях, вы можете делегировать полномочия, разбив команду на более мелкие группы со своими отдельными лидерами, которые могут решать менее насущные проблемы и вопросы от вашего имени.
Помогите навести порядок после мероприятия
Работа хозяина никогда не заканчивается! Когда пресловутая пыль улеглась и последний гость благополучно отправляется домой, хозяину (и его команде, если применимо) лучше всего остаться и помочь опекунам с уборкой. Уделяйте приоритетное внимание разборке, сбору и выгрузке любого декора или других предметов, принадлежащих вам или вашей организации, поскольку ими не будут заниматься команды других поставщиков. Не прикасайтесь к электрическому или AV-оборудованию без явного разрешения поставщика.
Ваши знания:
- С чего начинается организация свадьбы: 10 важных деталей планирования
- Современные технологии событий
© СЕТИК